会議室の
文・合同会社SBGG
社員が10人ほどのうちは、会議室の予約は「声をかければ済む」ものです。ところが20人、30人と増え、会議室が2つ、3つになると、取ったはずの時間に別の会議が入っている、誰が押さえたのかわからない、といったことが起こり始めます。
この記事では、まだ予約の仕組みを持っていない中小企業の総務・管理部の担当者の方に向けて、会議室の予約管理の3つの方法の違いと、始める前に決めておく項目、運用の手順をまとめます。
会議室の
予約管理が要るかどうかは、会社の規模よりも、次のような困りごとが出ているかで判断できます。
- 同じ時間に2つの会議が重なり、どちらかが別の場所を探すことがある。
- 来客との打ち合わせの直前に、会議室が使われていることに気づく。
- 誰がいつ押さえたのかがわからず、確認のために社内で聞いて回っている。
- 毎週の定例で同じ会議室が埋まり、ほかの部署が使えない。
- 予約したのに使われず、空いているのに取れない時間がある。
どれか1つでも月に何度か起きているなら、予約の置き場所を1か所に決め、ルールを書いておく時期です。仕組みを入れるかどうかの前に、まず「予約はここに書く」と決めるだけでも、重なりは大きく減ります。
予約管理の
小さな会社で使われている予約の方法は、おおむね次の3つです。
| 方法 | よいところ | つまずきやすいところ |
|---|---|---|
| 紙の | すぐ | 会議室の |
| 表計算 | パソコンから | 同時に |
| 会議室の | 空きの | 月々の |
社員が少なく、会議室が1つで、重なりもほとんど起きていなければ、紙の台帳や共有のカレンダーで十分です。会議室が2つ以上ある、外出の多い社員がいる、重なりが繰り返し起きている、という場合は、専用の仕組みを検討する価値があります。
どの方法でも、大事なのは「予約の置き場所が1か所である」ことです。紙と共有のカレンダーの両方に書く運用は、どちらかの書き忘れで必ず重なります。
始める
方法を選ぶ前に、次の項目を総務で決めておきます。決めておけば、どの方法でも同じ運用ができます。
| 項目 | 決める |
|---|---|
| 予約の | 15分・ |
| 予約できる | 始業から |
| 何日先まで | 2週間先まで、 |
| 1人あたりの | 同時に |
| 予約に | 部署と |
| 取り消しのしかた | 使わなくなったら、わかった |
| 休業日 | 毎週の |
| 定例会議 | 誰が |
それぞれの決め方は 会議室の利用ルールの作り方 に、ひな形つきでまとめています。
予約管理を
- 今の困りごとを書き出す：重なり、空予約、定例による独占など、どこで困っているかを総務で整理します。
- 会議室の一覧を作る：名前、定員、モニターやホワイトボードなどの設備、使える時間を書きます。
- ルールを決める：上の表の項目を決め、1枚の文書にします。
- 予約の置き場所を1か所に決める：紙・共有のカレンダー・専用の仕組みのどれにするかを決めます。
- 今ある予約と定例を移す：先の予約を新しい置き場所に書き写します。
- 社内に知らせる：開始日、予約のしかた、ルールを全員に伝え、会議室の入口にも掲示します。
- 1か月後に見直す：重なりや空予約が減ったか、ルールが厳しすぎないかを確かめます。
紙やホワイトボードの予約表から移るときの段取りは、予約表から切り替える手順 で詳しく説明しています。
予約に
予約に書く社員の名前やメールアドレスは、個人情報保護法の対象になる個人情報です。社内の予約でも、次の点に気をつけます。
- 書く項目を、予約と連絡に必要なものだけにする。
- 予約の一覧を、社外の人が見られる場所に置かない。
- 予約の記録をいつまで残すかを決め、不要になったら消す。
個人情報の扱いの細かな点は、社内の規程や、必要に応じて専門家に確認してください。
専用の
KYOYO 会議室は、社内に配る URL や QR コードから、社員がログインなしで予約できる仕組みです。部署と名前で予約し、空きは週の表で一目でわかります。二重予約はデータベースの仕組みで防ぎ、1人あたりの上限や何日先までといったルールも会議室ごとに設定できます。登録なしの デモ で、社員の画面と総務の管理画面を試せます。
出典・参考
法令・公的な資料は、記事の公開日・更新日の時点で確認したものです。個別の判断は、規約・契約の内容とあわせて専門家にご確認ください。