会議室の
文・合同会社SBGG
会議の直前に会議室へ行ったら、別の部署が使っていた。どちらも「予約した」と言っている。会議室のダブルブッキング（二重予約）は、来客のある打ち合わせで起きると、会社の印象にも関わります。
この記事では、二重予約が起きる原因を整理し、ルールで防ぐ方法と仕組みで防ぐ方法、あわせて起きやすい空予約・取り忘れへの対策をまとめます。
二重予約が
二重予約の原因は、ほとんどが次のどれかです。自社でどれが起きているかを確かめると、対策を選びやすくなります。
| 原因 | 起きる |
|---|---|
| 予約の | ホワイトボードと |
| 同時に | 2人が |
| 口頭や | 「空いていたら |
| 書いたつもり・ | 予約を |
| 時間の | 「午後」 |
| 予約なしでの | 空いているように |
ルールで
仕組みを変えなくても、次のルールを決めて全員に知らせるだけで、二重予約はかなり減ります。
- 予約の置き場所は1か所だけにする：ほかの場所に書いた予約は無効、と決めます。
- 予約は本人が書く：人に頼む場合は、頼まれた人が書いたことを本人が確かめます。
- 始まりと終わりの時間を必ず書く：「15分」「30分」などの区切りで書きます。
- 予約なしで使うときも、その場で予約を入れる：空いていても、使う前に書きます。
- 取り消しは、わかった時点ですぐ：使わない予約を残さないことが、空予約の対策にもなります。
ルールの文面は、会議室の利用ルールの作り方 のひな形をそのまま使えます。
仕組みで
ルールだけでは、同時に書き込んだときの重なりは防げません。共有のファイルやカレンダーは、同じ時間に2件の予約を入れられることが多いためです。仕組みで防ぐなら、次の点を確かめます。
- すでに予約がある時間には、後から予約を入れられない（画面に出ていなくても、保存のときに確かめる）。
- 空きが一目でわかる表示になっている（週の表、今日・明日の空き）。
- 予約がその場で確定し、確定したことが画面に出る。
- 取り消しがすぐ反映され、空いた時間をほかの人が取れる。
- スマホからも予約・取り消しができ、会議室の前でも外出先でも使える。
特に1つめが大切です。画面で空いているように見えても、2人が同時に予約したときにどちらかを止められなければ、重なりは残ります。
空予約・
二重予約と並んで多い困りごとが、予約したのに使われない「空予約」と、取ったつもりで取れていない「取り忘れ」です。
空予約を
- 1人あたりの予約の上限を決め、念のための押さえを減らす。
- 何日先まで取れるかを決め、遠い先の予約を減らす。
- 定例会議は半年ごとなど時期を決めて見直し、使わなくなったものを取り消す。
- 会議の予定がなくなったら、その場で取り消す習慣を周知する。
取り忘れを
- 予約したら、予約番号や確定の画面を控える。
- 来客のある打ち合わせは、前日に予約を見直す。
- 総務は、毎朝その日の予約の一覧を見て、重なりや不自然な予約がないかを確かめる。
総務が
ルールと仕組みを整えた後も、次の点を月に一度ほど確かめると、重なりが戻ってくるのを防げます。
- 会議室の前や総務の机に、古い予約表やメモが残っていないか。
- 予約ページの URL や QR コードの掲示が、すべての会議室の入口にあるか。
- 新しく入った社員や異動してきた社員に、予約のしかたを伝えたか。
- 上限に達して予約できないという相談が続いていないか（上限が低すぎないか）。
- 同じ人が毎日のように遠い先の予約を入れていないか。
- その月に起きた重なりや空予約の件数と、その原因。
件数を数えるのは、厳しく取り締まるためではなく、ルールのどこを直せばよいかを知るためです。重なりがほとんど起きなくなったら、確かめる間隔を空けてかまいません。
それでも
重なったときに揉めないよう、優先の順をあらかじめ決めておきます。
- 予約の置き場所に記録がある予約を優先する。
- 両方に記録がある場合は、先に入れた予約を優先する。
- 来客のある打ち合わせを、社内だけの会議より優先する（社内の会議はほかの場所を探す）。
- 決まらないときは総務が判断する。
重なりが起きたら、原因（置き場所・同時の書き込み・書き忘れなど）を記録しておくと、次のルールの見直しに役立ちます。
KYOYO 会議室での
KYOYO 会議室は、同じ会議室・同じ時間の予約をデータベースの仕組みで受け付けないため、2人が同時に予約しても重なりません。予約はその場で確定し、予約番号が出ます。1人あたりの上限と何日先までを会議室ごとに設定でき、総務は今日の予約の一覧を管理画面で確かめられます。動きは登録なしの デモ で確かめられます。