小さな
文・合同会社SBGG
会議室の利用ルールは、大きな会社のように細かな規程にする必要はありません。小さな会社で大事なのは、「予約はどこに書くか」「どのくらい先まで取れるか」「使い終わったらどうするか」が全員に同じように伝わっていることです。
この記事では、決めておく項目と決め方の目安、そのまま社内に配れる利用ルールのひな形をまとめます。
利用
ルールは、予約のしかた・使い方・困ったときの3つに分けて考えると、漏れが少なくなります。
| 項目 | 決め方の |
|---|---|
| 予約の | 1か |
| 予約の | 短い打ち合わせが |
| 何日先まで | 2週間〜1か |
| 1人あたりの | 同時に |
| 予約に | 部署と |
| 取り消し | 使わないとわかった |
| 片付け | 机・ |
| 社外の | 予約は |
| 優先の | 重なったときの |
上限や何日先までは、厳しくしすぎると「念のための予約」が別の形で増えます。最初は緩めに決め、1か月ほど使ってから見直すのがおすすめです。
決めるときに
予約なしで
空いていればそのまま使ってよい、とすると、後から予約した人と重なります。短い時間でも、使う前に予約を入れるルールにしておくと揉めません。
定例会議を
定例は総務がまとめて登録し、期間を区切って見直すようにします。詳しくは 定例会議の会議室の押さえ方 をご覧ください。
社外の
来客との打ち合わせや、取引先が会議室を使う場合も、予約は社員が行い、社員が同席することにします。予約ページの URL を社外に渡さないことも、ルールに書いておきます。
役員や
優先の予約を設けるなら、どの会議室のどの時間かを決めて明記します。決めないまま後から譲ってもらう運用は、不公平感の元になります。
会議室の
次のひな形は、そのまま社内に配ったり、会議室に掲示したりできるようにしています。○の部分を自社に合わせて書き換えてください。
1．予約の方法：会議室の予約は、予約ページ（URL：○○）でのみ受け付けます。ほかの場所に書いた予約は無効です。
2．予約の単位：○分単位で予約します。始まりと終わりの時間を入れてください。
3．予約できる期間：○週間先の日まで予約できます。
4．予約の上限：1人が同時に持てる予約は○件までです。
5．予約に書くこと：部署と名前は必ず入れてください。件名と人数は任意です。
6．予約なしの利用：空いていても、使う前に予約を入れてください。
7．取り消し：使わないとわかった時点で、すぐに取り消してください。
8．定例会議：毎週の定例会議は、総務部に申し込んでください。登録の期間は最長○か月とし、期間の終わりに見直します。
9．使い終わったら：机と椅子を元に戻し、ホワイトボードを消し、空調と照明を切ってください。忘れ物がないか確かめてください。
10．時間を守る：終わりの時間までに退室してください。次の予約がある場合は、5分前に片付けを始めてください。
11．社外の人：来客との打ち合わせも社員が予約し、社員が同席してください。予約ページの URL や QR コードを社外の人に渡さないでください。
12．重なったとき：予約ページに記録がある予約を優先します。決まらないときは総務部が判断します。
13．問い合わせ：総務部 ○○（内線○○）
ルールを
- ルールは1枚に収め、会議室の入口と社内の掲示板に置く。
- 新しく入った社員には、入社のときの案内に入れる。
- 破られたときは責めるより、なぜ起きたかを聞き、ルールのほうを直す。
- 半年に一度、上限や期間が合っているかを見直す。
ルールで防ぎきれない重なりへの対策は、ダブルブッキングを防ぐ方法 にまとめています。
予約の
予約に書く名前やメールアドレスは個人情報にあたります。予約の一覧を社外の人の目に触れる場所に貼らない、記録を残す期間を決める、といった扱いもルールに添えておくと安心です。
個人情報の扱いは、社内の規程や個人情報保護法の定めに沿って決めてください。
ルールを
KYOYO 会議室では、予約の単位（15分・30分・60分）、何日先まで、1人あたりの上限、休業日を会議室ごと・拠点ごとに設定でき、ルールに合わない予約は受け付けません。任意の「社内コード」を設定すると、URL が社外に漏れても、コードを知らない人は予約できません。30日間無料で試せます。無料で始める
出典・参考
法令・公的な資料は、記事の公開日・更新日の時点で確認したものです。個別の判断は、規約・契約の内容とあわせて専門家にご確認ください。