定例会議の会議室の押さえ方｜毎週の予約・祝日の扱い・使わなくなった定例の整理

定例の予約は誰が入れるか

定例会議の予約は、各部署にまかせるより、総務がまとめて入れるほうが整理しやすくなります。

総務がまとめて入れる場合は、「定例会議の会議室の申し込み」として、次の項目を出してもらいます。申し込みの用紙やメールの書き方を決めておくと、聞き直しが減ります。

「取れない場合はどこでもよいか」「祝日の週はどうするか」を申し込みの段階で聞いておくと、登録のときに総務が迷わずに済みます。

まとめて登録する手順

1. 期間を決める：「4月から9月まで」のように、半年ほどを区切りにします。期限のない定例は作らないようにします。
2. 曜日・時間・会議室を決める：毎週か隔週か、始まりと終わりの時間を決めます。
3. 休業日を先に確かめる：期間の中の祝日、夏季・年末年始の休み、会社の休業日を書き出します。
4. まとめて登録する：毎週の日付をまとめて入れ、休業日にあたる日は入れません。
5. 取れなかった日を知らせる：すでにほかの予約がある日は、担当者に知らせて別の会議室や時間を相談します。
6. 登録した一覧を担当者に渡す：日付の一覧を渡し、確かめてもらいます。

毎週の予約を1件ずつ手で書き足す方法は、入れ忘れの原因になります。共有のカレンダーなどで「繰り返し」を使う場合も、祝日の週に予約が残らないかを確かめてください。

休業日・祝日にあたる日の扱い

定例の日が祝日や会社の休みにあたったとき、どうするかを決めておきます。

• その週は休み：予約を入れない。ほとんどの定例はこれで足ります。
• 前後の日にずらす：月曜の会議を火曜にするなど。ずらす場合は、ずらした日の空きを確かめて個別に予約します。
• 会社は休みでない祝日：祝日も営業する会社では、祝日を休業日にしないでおきます。

国民の祝日は、日曜にあたると次の平日が休日になる（いわゆる振替休日）など、年によって日付が変わります。翌年の祝日は内閣府の案内で確かめ、年の初めや期の初めに、会議室の休業日として登録しておくと、定例の登録のときに迷いません。

会社の休日は就業規則や会社のカレンダーで定められています。予約の休業日は、それに合わせて設定してください。

使わなくなった定例の取り消し

定例会議は、会議そのものがなくなっても予約だけが残りやすいものです。次のような機会に見直します。

• 期間の終わり（半年ごと）に、続けるかを担当者に聞く。
• 組織変更・異動の時期に、担当者がいなくなった定例がないかを確かめる。
• 3回続けて使われていない定例は、担当者に確かめて取り消す。

取り消すときは、残りの日付をまとめて取り消せる方法を使います。1件ずつ消すと、消し残しが出ます。

定例で会議室が埋まらないための配慮

会議室が少ない会社では、定例が増えると、ほかの部署が会議室を使えなくなります。次のような配慮を、利用ルールに入れておきます。

• 定例で押さえてよいのは、1つの会議室で週の時間の半分まで、などの目安を決める。
• 人数の少ない定例は、小さい会議室や打ち合わせの席を使う。
• 大きい会議室は、来客や全体の会議のために空けておく時間を決める。
• 定例の時間は必要な長さだけにする（60分と決めず、30分で足りる会議は30分）。

ルールの全体は 会議室の利用ルールの作り方 を、重なりの防ぎ方は ダブルブッキングを防ぐ方法 をご覧ください。

KYOYO 会議室で定例を登録する場合

KYOYO 会議室では、総務が管理画面から「毎週 × 回数」で定例会議をまとめて登録できます。休業日やすでに予約のある日はとばして、取れなかった日を知らせます。使わなくなった定例は、まとめて取り消せます。休業日は毎週の休みと個別の日を、会議室ごと・拠点ごとに設定できます。

出典・参考

• 内閣府「国民の祝日について」

法令・公的な資料は、記事の公開日・更新日の時点で確認したものです。個別の判断は、規約・契約の内容とあわせて専門家にご確認ください。