エクセル・
文・合同会社SBGG
会議室の予約を、エクセルの表や会議室の前のホワイトボード、紙の台帳で受けている会社は少なくありません。始めた頃は困らなくても、社員や会議室が増えると、書き忘れや上書きで予約が重なるようになります。
仕組みを新しくするときにつまずきやすいのは、道具の選び方よりも「切り替えの日」の前後です。この記事では、今ある予約を失わずに、社員を迷わせずに切り替える手順をまとめます。
切り替える
まず、今の予約表の使われ方を確かめます。新しい仕組みで同じことができるか、できない場合にどうするかを先に決めておくと、切り替えた後の問い合わせが減ります。
- 予約表はどこにあるか（共有フォルダのファイル、会議室の前、総務の机の上など）。複数あれば、どれが正しいか。
- 誰が書いているか（本人か、総務が代わりに書いているか）。
- 何を書いているか（名前、部署、件名、人数、来客の有無）。
- 毎週の定例はどう書いているか（毎週書き足しているか、「毎週月曜10時」とまとめて書いているか）。
- 取り消しはどうしているか（消す、線を引く、そのまま放置）。
予約表が2か所以上ある会社では、それだけで重なりの原因になっています。切り替えを機に、置き場所を1つにすることを最初の目標にします。
切り替えの
切り替えは、月の初めや週の初めなど、区切りのよい日にします。決算や繁忙期は避けます。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 4週間前 | 新しい |
| 3週間前 | 総務と |
| 2週間前 | 社内に |
| 1週間前 | 今ある |
| 当日 | 古い予約表に |
| 1〜2週間後 | 古い予約表を |
並行期間（古い表と新しい仕組みの両方で受ける期間）は、なるべく作らないほうが安全です。両方で受けると、どちらかの書き忘れで重なります。どうしても並行させる場合は、「新しい予約は新しい仕組みだけ」「古い表は見るだけ」と決め、期間を1〜2週間に区切ります。
今ある
- 古い予約表の受付を止める日を決める：その日以降、古い表に新しい予約を書かないよう知らせます。
- 先の予約を書き出す：切り替えの日より後の予約を、日付・時間・会議室・部署・名前の一覧にします。
- 定例会議を分けて登録する：毎週の定例は1件ずつではなく、まとめて登録できる方法で入れます。
- 移した結果を本人に確かめてもらう：部署ごとに一覧を見せ、漏れや間違いがないかを確かめます。
- 重なっていた予約を調整する：移すときに重なりが見つかったら、当事者に連絡して決めます。
移す作業は、総務の担当者がまとめて行うのが確実です。社員に「自分の予約を入れ直してください」と頼むと、入れ忘れが出やすくなります。定例の登録のしかたは 定例会議の会議室の押さえ方 にまとめています。
社内への
周知は、メールや社内の掲示板での案内と、会議室の入口の掲示の両方で行います。案内には、次の内容を短く入れます。
件名：会議室の予約方法が変わります（○月○日から）
○月○日から、会議室の予約は新しい予約ページで受け付けます。
・予約ページ：（URL）／会議室の入口の QR コードからも開けます
・予約に書くこと：部署と名前（件名・人数は任意）
・○月○日より後の予約と定例会議は、総務で新しいページに移してあります。ご自身の予約を確かめてください
・○月○日以降、これまでの予約表には書き込まないでください
・使わなくなった予約は、わかった時点で取り消してください
問い合わせ先：総務部 ○○（内線○○）
会議室の入口には、予約ページの QR コードと「予約はこちらから」の案内を貼ります。ホワイトボードの予約表を使っていた場合は、ボードを消して同じ場所に掲示すると、切り替わったことが伝わります。
切り替えた
切り替えから1か月ほどたったら、次の点を確かめます。
- 古い予約表に書き込む人がいなくなったか。
- 予約の重なりや、取ったのに使われない予約が減ったか。
- 上限や何日先までといったルールが、厳しすぎたり緩すぎたりしないか。
- スマホから予約できず困っている人がいないか（総務が代わりに入れる方法を用意する）。
ルールの見直しは 会議室の利用ルールの作り方 を参考にしてください。
KYOYO 会議室で
KYOYO 会議室では、社員はアプリの導入やログインなしで、社内に配る URL や QR コードから予約できます。掲示用の QR の用紙は管理画面から印刷でき、定例会議は総務が「毎週 × 回数」でまとめて登録できます。スマホを使わない社員の予約は、総務が管理画面から代わりに入れられます。切り替えの前に、登録なしの デモ で操作を確かめられます。